Enterprise Content Management ou Gerenciamento de Conteúdo Empresarial, é uma combinação entre estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar informações, suportando processos organizacionais chave, por todo o seu ciclo de vida. (Fonte: AIIM)

Por que utilizar uma plataforma de ECM?

Você já deve ter notado que algumas pessoas são desorganizadas com seus documentos em papel, tais como, conta de luz, telefone, fatura do cartão de crédito, etc. Quando precisam delas, para fazer sua declaração de imposto de renda, por exemplo, não fazem a mínima ideia de onde estão as informações que deveriam ter guardado durante o ano. Essas pessoas normalmente replicam essa mesma bagunça no seu computador, utilizando várias pastas e subpastas sem temas precisos, conseguindo assim, dificultar a busca pelas informações que precisa.

Agora, imagine isso tudo em um ambiente corporativo, onde cada pessoa organiza os documentos da forma que mais lhe convêm. Lembre-se que as informações da empresa constituem um dos seus mais importantes ativos, juntamente com seus processos e colaboradores.

E é exatamente na organização das informações que trafegam na empresa, que você deve se preocupar, reduzindo e evitando custos decorrentes de diversas situações, tais como:

• A desorganização ou armazenamento inadequado de arquivos;
• Cópias de documento em excesso ou sem necessidade;
• Ausência de critérios para guarda de informações;
• Extravio de informações e indenização pela ausência de informações para fins probatórios;
• Vazamento de informações.

Quais são os benefícios?

Os principais benefícios de uso de uma plataforma de ECM são:

• Reduzir a circulação de papel;
• Evitar a retenção (centralização) de informações e documentos por pessoas;
• Evitar o extravio de informações e documentos;
• Controle de acesso a informação e documentos;
• Integração com outros sistemas;
• Compartilhamento de informações e documentos;
• Automação de processos de negócio;
• Acesso a informações e documentos a partir de qualquer dispositivo conectado a internet;
• Localizar documentos e informações em menor tempo;
• Preservação de documentos e informações em formato digital;
• Qualificação de informações e documentos;
• Controle de validade de documentos;
• Segurança das informações e documentos;
• Extração de informações em documentos originais em papel e digital;
• Distribuição de tarefas envolvendo documentos;
• Assinar documentos digitalmente;
• Triagem de documentos e informações;
• Tomada de decisão com documentos;
• Aprovação de documentos;
• Regularização de documentos;
• Controle de versão;
• Rastreabilidade das informações e documentos;
• Descarte de documentos com base em critérios;
• Controle do fluxo das informações e dos documentos;
• Métricas e estatísticas sobre as informações e documentos;
• Redução do espaço físico para guarda dos documentos;
• Diminuir a quantidade de cópias impressas de documentos desnecessárias;
• Adequação a legislação.